Bagaimana Teknologi Meningkatkan Efisiensi Kerja Perusahaan Pengiriman Barang?

 

Jam menunjukkan pukul 08.00 pagi. Di antara seluruh orang yang berada di pusat logistik ecommerce regional (eComm Log Hub) SingPost saat itu, mungkin saya satu-satunya yang belum sepenuhnya sadar. Di sini bisnis sudah berjalan sejak pagi. Mobil-mobil van tampak berangkat keluar, bersama para kurir SingPost yang dikenal dengan sebutan “ambasador parsel”.

Hidup sebagai staf pengiriman barang itu berat. Mereka harus menghadapi kemarahan pengguna bila ada kiriman gagal atau barang hilang. Dulu, tanpa adanya protokol yang tegas atau barang bukti, sulit membuktikan bahwa staf pengiriman tidak bersalah ketika terjadi kehilangan barang.

Kini, teknologi—misalnya software manajemen transportasi—memungkinkan pengiriman barang yang transparan, adil, akurat, dan cepat, sebab data semua pengiriman disimpan secara online dengan catatan pemeriksaan lengkap. Sebagai contoh, penggunaan alat pindai barcode memastikan bahwa jumlah paket yang diantarkan selalu tepat. Pada kasus lain, sebelum sebuah paket dinyatakan berhasil terkirim (atau gagal), kurir harus memasukkan dulu kode yang ada pada smartphone milik pelanggan.

Pertanyaannya, apakah berbagai teknologi tersebut telah berhasil membantu meringankan beban kerja para kurir? Saya mencoba mencari tahu dengan menjalankan profesi tersebut selama satu hari.

Teknologi mempercepat pengiriman di pagi hari

Berkat fasilitas yang bisa memilah parsel berdasarkan kode pos secara otomatis, ambasador parsel yang berada di eComm Log Hub bisa langsung memindahkan parsel-parsel ke dalam mobil-mobil van pengirim. Talang tempat keluarnya parsel dari fasilitas tersebut juga bisa diperpanjang sampai mendekati pintu mobil, sehingga para staf bisa memindahkan paket-paket mereka dengan lebih mudah, terutama bila ada barang berat atau berjumlah banyak.

Sistem ini bisa memilah hingga seratus ribu paket per hari, dan bisa beroperasi semalam suntuk di masa-masa sibuk. Biasanya masa sibuk itu jatuh pada hari Selasa.

Ismadiana Binte Samsudin (Diana), salah satu ambasador parsel di SingPost, telah bekerja sebagai pengirim barang selama tiga tahun. Tidak mudah untuk menjadi seorang ambasador parsel. Di samping pelatihan di kelas dan praktik, ada juga ujian tertulis untuk penilaian di akhir program pelantikan para ambasador baru.

“Kami melapor pada jam 7.30 pagi untuk mengangkut parsel-parsel ke mobil van di eComm Log Hub. Kemudian kami berangkat mengantar pada pukul 8.30 supaya tidak terjebak macet,” kata Diana.

Kegiatan harian Diana umumnya selesai di sore hari. Setelah semua pengiriman selesai, ia akan melapor kembali ke eComm Log Hub sambil membawa paket-paket yang gagal terkirim karena penerima sedang tidak berada di tempat.

Hari itu, cuaca terasa hangat dan bersahabat—berbeda dari dua hari terakhir yang diterpa hujan angin. “Kalau cuaca buruk, saya tinggal pakai payung saja,” Diana berkelakar. Sulit membayangkan bagaimana caranya memegang payung dengan kedua tangan yang penuh parsel.

Kami menyusuri pemukiman, melewati anak tangga, dan mencari blok yang sesuai dengan alamat pengiriman. Sesampainya di sana kami harus mencari lift, yang kadang-kadang sulit ditemukan.

Di hari-hari sibuk, Diana bisa mengantar hingga lebih dari delapan puluh parsel. Bila tiap penerima menghabiskan satu menit untuk membuka pintu atau mengangkat telepon, itu artinya total waktu yang dihabiskan Diana untuk menyerahkan paket saja adalah satu setengah jam. Setiap menit sangat berharga. Andai pengiriman paket bisa dilakukan dengan robot, bayangkan betapa banyak jam kerja yang bisa dihemat.

Bila terjadi kegagalan pengiriman, Diana harus memasukkan alasannya di aplikasi milik SingPost yang bernama ezyTrak Mobile. Aplikasi ini akan mencatat status pengiriman semua barang. Diana kemudian akan mengeset status pengiriman sesuai kondisi lapangan. Rata-rata, waktu yang dihabiskan Diana di setiap alamat adalah tiga sampai lima menit.

Diana berkata pada Tech in Asia bahwa bila dalam sehari ia bisa mengantar hingga ke delapan puluh alamat rumah, dengan satu lokasi POPStation saja ia bisa mengantar hingga dua ratus parsel sekaligus. POPStation atau Pick Own Parcel Station adalah layanan milik SingPost yang memungkinkan ambasador parsel dan pelanggan untuk meletakkan dan mengambil parsel. Layanan ini mengurangi beban kerja Diana secara signifikan.

Dan ya, Diana mengangkat sendiri semua parsel ini dari mobil van, termasuk ketika harus naik turun tangga.

“Karena pelanggan-pelanggan kami punya gaya hidup yang sibuk, sekitar sepuluh hingga dua puluh persen pelanggan tidak ada di rumah untuk menerima parsel mereka. Jumlah parsel yang sampai ke tangan pelanggan lewat POPStation meningkat pesat sejak pertama kali kami membuka layanan ini,” jelas Lim Ann Nee, Senior Vice President di SingPost. “Sekitar 65 persen pelanggan mengambil parsel mereka sepulang kerja dan di akhir pekan, sementara sisanya mengambil saat jam kerja—biasanya di waktu makan siang.”

“Kebanyakan pelanggan mengambil parsel dalam jangka waktu satu sampai dua hari. Tingkat keberhasilan pengirimannya mendekati seratus persen,” tambah Ann Nee lagi.

Setelah Diana menaruh semua parsel di loker POPStation tujuan, notifikasi SMS akan dikirim secara otomatis pada pihak penerima. Setelah itu, email juga akan dikirim setiap hari sebagai pengingat agar penerima mengambil parsel mereka.

Selepas pukul 11.00 pagi, kami berdua sudah merasa lelah. Tapi tugas harian seorang ambasador parsel belum selesai. Diana harus kembali ke eComm Log Hub. “Aplikasi ini (ezyTrak Mobile) tahu kapan saya selesai bekerja. Bila pekerjaan saya selesai lebih cepat, aplikasi ini akan memberi tugas baru secara otomatis.” Menurutnya Diana, ini sistem yang efisien.

Teknologi + pengemudi berpengalaman = layanan pengiriman lebih baik

Tujuan kami berikutnya adalah bertemu dengan Fahmi Aziz, penanggung jawab armada di perusahaan logistik last-mile (pengiriman barang sampai ke tangan konsumen) Ninja Van. Dulunya bekerja sebagai kurir di perusahaan-perusahaan dengan sistem administrasi tradisional, ia kini membawahi sebuah armada sambil tetap menjadi mengantar paket.

Aplikasi yang digunakan Ninja Van telah banyak membantu. Fahmi berkata bahwa aplikasi tersebut memungkinkan kurir yang sudah veteran untuk menyelesaikan hingga 120 pengiriman. “Sebagai gambaran, sampai jam 4-5 sore saya bisa mengirim seratus parsel dengan aplikasi ini,” ujarnya.

Keseharian Fahmi dimulai jam 6.00 pagi, ketika ia mengecek jadwal pengiriman. Proses pemindaian menghabiskan waktu sekitar satu jam. Ia mulai mengirim barang dari pukul 08.00.

Saat masih menggunakan sistem tradisional dengan kertas dan pulpen, ia butuh waktu dua belas jam untuk menyelesaikan lima puluh pengiriman.

“Saya pernah mencoba menyelesaikan seratus kiriman secara manual,” kata Fahmi sambil tertawa. “Rasanya itu mustahil.” Data yang dicetak di atas kertas tidak bisa memberikan gambaran pengiriman secara menyeluruh, juga gampang rusak.

Menurut Fahmi, setelah berkonsultasi dengan para pengemudi, developer Ninja Van menyusun daftar lengkap berisi alasan-alasan kegagalan suatu pengiriman. Beberapa alasan tersebut aneh atau tak terduga, tapi banyak dialami oleh para staf pengiriman.

Sebagai contoh, kita berasumsi bahwa doorstep delivery adalah proses satu arah yang berakhir dengan sampainya paket di tangan pelanggan. Akan tetapi, staf pengiriman bisa mengalami adanya barang yang ditolak oleh penerima. Memilih opsi ini di aplikasi Ninja Van akan menghasilkan pilihan-pilihan tambahan tentang mengapa paket tersebut ditolak, mulai kerusakan barang atau kemasan, hingga sekadar pelanggan yang berubah pikiran.

Penerima juga harus memberikan kode mobile ketika meminta kurir meletakkan paket di tempat yang tidak seharusnya, tapi umum digunakan, contohnya utilities box (boks penyimpan barang). Dengan demikian staf pengirim tidak bisa meninggalkan paket begitu saja, dan mereka tidak akan dituduh sembarangan menaruh paket.

Aplikasi juga bisa berperan penting untuk melindungi pengemudi. Saat para staf pengirim mengumpulkan parsel dari perusahaan pengangkutan, mereka langsung melakukan pemindaian. Dengan demikian jumlah parsel yang harus diantarkan pasti benar, dan staf pengirim tidak bisa disalahkan bila ada barang hilang atau lupa diserahkan pihak pengangkutan.

Elemen manusia

Meskipun teknologi bisa meningkatkan efisiensi, tenaga staf tetap memiliki peran yang sangat besar dalam mengirimkan paket-paket ke rumahmu.

“Saya banyak bertemu dengan pelanggan yang cerewet dan menyusahkan, tapi saya percaya tugas kita adalah tetap tenang dan tetap memberikan layanan yang baik,” kata Fahmi.

Diana dari SingPost punya kebiasaan menyimpan setumpuk kantong plastik di mobilnya, bersama selotip dan gunting.

“Sebagian orang suka melempar segala hal sembarangan ke dalam POPStation tanpa membungkusnya dalam kantong, seperti pakaian yang ingin diretur pada eMerchantdan slip pengembalian,” keluh Diana. Hal seperti ini merepotkan sekali. Bila terjadi hal seperti ini, Diana akan mengumpulkan barang-barang tersebut, membungkusnya, lalu mengisolasinya dengan rapi.

Fion Tan, Co-Founder dan Managing Director Lalamove untuk Singapura, bercerita tentang sebuah insiden di mana pengemudi yang berpengalaman bisa lebih akurat daripada Google Maps. “Pengemudi itu menunjuk salah satu kode pos di tabel dan berkata bahwa kodenya salah,” kisahnya. “Dia hanya butuh dua puluh detik untuk mengenali kodenya!”

Di peta online, kode pos tersebut menunjuk ke sebuah lokasi di Tuas, wilayah industri di Singapura bagian barat. Tetapi lokasi sebenarnya adalah suatu daerah lepas pantai di Kepulauan Jurong.

Berkat pengemudi itu, satu pengiriman barang tidak jadi gagal.

---

Perusahaan-perusahaan yang muncul dalam artikel ini akan hadir dalam pameran Last Mile Fulfillment Asia (LMFAsia) 2017, yang akan berlangsung pada tanggal 2-3 Maret 2017 di Singapore EXPO. Mengusung tema “Go Global, Deliver Local”, LMFAsia 2017 adalah satu-satunya konferensi dan pameran di Asia yang yang didedikasikan untuk kepuasan layanan e-commerce, di mana para pakar dari industri ritel, e-commerce, parsel, dan logistik ternama akan mendalami topik seputar kepuasan e-commerce lintas negara.

 

(Sumber informasi : id.techinasia.com)

---

Organisasi Anda membutuhkan konsultan dalam bidang sistem informasi ?

Andromedia Indonesia
Excellent Partnership Commitment

Andromedia, PT well known as Andromedia Indonesia is a company engaged in the field of Information Technology specializing in the areas of Professional Consulting Services for Enterprise System solution ranging from Enterprise
Website Portal & Collaboration System, ERP System,Enterprise Document Management System, and Enterprise Medical Information System.

Contact us and get your best IT solution for your business.
Phone: (+6231) 6001-8666
email: [email protected]
fb:  @andromediaindonesia
www.andromedia.co.id