Panduan Memilih Vendor Perusahaan IT untuk Implementasi Software ERP

Penggunaan sistem ERP dalam perusahaan memang diketahui memiliki manfaat yang banyak bagi perusahaan. Hal ini karena Sistem ERP dapat membuat seluruh proses bisnis yang terdapat dalam sebuah perusahaan menjadi lebih efisien. Tak heran jika sistem ERP memang harus menjadi sistem yang wajib diterapkan pada perusahaan.

Namun sebanding dengan keuntungan yang diberikan, implementasi untuk menjalankannya pun juga terbilang cukup sulit. Tak banyak perusahaan yang harus berjuang segenap tenaga untuk menghadapi tantangan dan masalah yang muncul. Dengan demikian menjalankan sistem ERP disebuah perusahaan tak semudah membalikkan telapak tangan. Mengingat banyaknya tantangan dan implementasi yang tak mudah, maka sebelum memutuskan untuk menjalankan sistem ERP pada sebuah perusahaan diperlukan sebuah persiapan dan perencanaan yang sangat matang. Selain itu detail dari setiap perencanaan juga harus jelas agar sistem ERP dapat berjalan dengan lancar.

Sebelum memulai sebuah proyek atau bisnis menggunakan ERP hal utama yang perlu anda lakukan adalah membuat keputusan terkait ERP seperti apakah yang anda gunakan. Beberapa hal yang kerap menjadi bahan pertimbangan perAndromedia Logousahaan adalah pilihan untuk membuat sendiri sistem ERP atau membeli sistem yang telah dijual di pasaran. Jika memilih untuk membeli maka dilema lain yang akan dihadapi oleh perusahaan adalah keputusan untuk membeli sistem yang disediakan oleh vendor lokal atau vendor internasional.

Jika melihat secara sekilas maka pertanyaan tersebut memang terlihat mudah untuk dijawab. Akan tetapi pada kenyataanya sulit untuk menjawab pertanyaan tersebut. Banyak perusahaan yang mengalami kegagalan untuk menerapkan sistem ERP karena tak bisa menjawab pertanyaan tersebut dengan tepat dan sesui kebutuhan. Tak jarang banyak perusahaan yang salah mengartikan keinginan menjadi kebutuhan. Hal tersebutlah yang menjadi resiko kegagalan sistem ERP semakin meningkat. Dengan demikian sebelum perusahaan benar benar memilih sistem ERP mana yang akan diterapkan alangkah lebih baik jika menentukan dengan matang target perusahaan dan pengguna yang akan menjalankan pergantian sistem. Oleh karena itu selanjutnya perusahaan juga akan lebih mudah untuk mengambil keputusan untuk memilih sistem ERP.

Kesalahan yang sering terjadi adalah manajemen perusahaan pada umumnya menganggap bahwa proyek ERP merupakaan wewenang dari team MIS/EDP/IT. Oleh karena itu pihak perusahaanpun menyerahkan sepenuhnya pemilihan vendor terhadap vendor tersebut. Hal ini menyebabkan pemilihan ERP sistem akan berakhir pada keuntungan teknis, seperti contohnya pemanfaatan teknologi yang lebih baru, dibandingkan keuntungan fungsional secara sistem bagi kemajua proses bisnis.

Untuk memilih sistem ERP, maka berikut ini adalah beberapa tips yang dapat anda lakukan:

  1. Buat sebuah daftar yang berisi tantangan atau masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Buatlah daftar tersebut untuk semua tingkat manajemen.
  2. Buatlah daftar kebutuhan yang menjadikan perusahaan penting untuk mengalami penggantian sistem. Terdapat kemungkinan saat ini perusahaan tak mengalami kendala operasional. Akan tetapi seiring dengan berkembangnya zaman, sistem lama yang digunakan kemungkinan tak akan bisa memenuhi kebutuhan yang semakin meningkat.
  3. Berikan nilai atau bobot pada dua daftar yang telah di buat. Hal ini bertujuan untuk memudahkan penentuan prioritas mana yang harus ditangani terlebih dahulu

Dengan melakukan ketiga langkah diatas maka proses pemilihan vendor untuk membuat sendiri sistem ERP atau membeli yang sudah dijual dipasaran akan terasa lebih mudah. Hal ini karena perusahaan dapat melakukan perbandingan terhadap produk ERP satu dengan yang lainnya. Ini dilakukan untuk mendapatkan ERP yang sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Sebaikanya proses pemiliha ERP ini melibatkan semua bagian manajemen dan tiap devisi. Hal ini lantaran sistem ERP yang akan diterapkan nantinya juga akan digunakan oleh setiap devisi dalam manajemen.

Langkah selanjutnya setelah memilih ERP yang akan diterapkan adalah memilih partner atau rekan untuk menjalankan implementasi. Dalam hal ini perusahaan biasanya akan mengandeng pihak luar berupa seorang implementor atau consultant yang telah mendalami bidang ERP yang sudah kita pilih. Banyak hal yang dipertimbangkan ketika memilih rekan implementasi. Namun sebelum memilih hal yang perlu diperhatikan adalah 3 perubahan yang akan terjadi setelah ERP diterapkan dalam sebuah perusahaan.

  1. Perubahan Teknologi
    Dalam menggunakan sistem ERP tentu saja merubah teknologi yang diterapkan sebelumnya. Meski sepele hal ini harus diperhatikan dengan baik dan benar. Karena sika pengguna sama sekali tak mengetahui cara untuk menjalankan teknologi baru, maka perusahaan tentu membutuhkan pihak luar untuk membantu dalam proses implementasi.
  2. Perubahan Bisnis Proses
    Dengan menggunakan ERP , sistem yang berjalan akan menangani seluruh masalah di semua bagian. Oleh karena itu tak dapat dihindarai cara kerja operasional perusahaan tentu akan berubah. Perusahaan harus menentukan adanya pihak luar yang masuk tersebut berfungsi untuk membantu implementasi ERP dalam segi teknologi atau hanya memperbaiaki proses bisnis yang telah ada.
  3. Perubahan Kultur Perusahaan
    Penggunaan ERP akan menuntut semua pengguna dalam setiap devisi harus bekerja secara team. Sehingga kepentingan perusahaan menjadi hal yang utama dibandingkan dengan kepentingan satu departemen. Jika ada satu departemen saja yang sulit untuk diajak bekerja sama tentu saja sistem ERP akan sulit untuk dijalankan dalam sebuah perusahaan.

Ketiga perubahan yang terjadi ketika menjalankan sistem ERP dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk memilih konsultan dalam membantu implementasi ERP di perusahaan.

Langkah terakhir dalam implementasi ERP ini adalah menjalankan ERP itu sendiri. Apabila pemilihan produk ERP dan konsultan dapat dilakukan oleh perusahaan dengan baik dan benar maka implementasi ERP pun juga akan berjalan dengan lancar. Pada umumnya fase-fase pada implementasi sistem ERP mempunyai kesamaan yakni meliputi :

  1. Menyiapkan proyek awal yakni melakukan penjadualan, menentukan sumber daya dan menyiapkan organisasi
  2. Pendiskusian memilih scope atau cakupan dimana akan ditentukan proses mana yang akan mengalami perbaikan
  3. Realisasi yang terdiri dari konfigurasi sistem dan membuat laporan
  4. Mempersiapkan untuk menjalankan sistem baru yakni menyiapkan user manual, melakukan testing, training dan data data yang dibutuhkan
  5. Sistem berjalan dan prosedur pendukung setelah sistem baru dijalankan..
    Dengan kompleksitas yang tinggi pada penerapan sistem ERP  diperusahaan maka memilih vendor yang berkualitas, berpengalaman dan professional menjadi hal penting dan utama agar proses bisnis perusahaan bisa berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
Share with your friends









Submit